Matkalla uuteen maakuntaan - mikä on esimiesten rooli uudistuksessa? Lapin maakunta- ja sote-uudistuksen valmistelun ytimessä ovat henkilöstön kokemus ja ammattitaito. Esimiesten rooli ja muutosjohtajaminen uudistuksessa ovat hyvin ratkaisevassa asemassa. Esimiehet tukevat henkilöstön matkaa uuteen maakuntaan varmistamalla, että valmistelu on avointa ja vuorovaikutteista.

Maakuntauudistuksen kokoisen suuren muutoksen onnistuminen vaatii sen, että koko henkilöstö osallistuu uudistuksen tekemiseen aktiivisesti. Tähän tarvitaan tavoitteellista esimiesviestintää ja muutosjohtamista. 

Lapin maakuntauudistuksen valmistelussa korostetaan lähiesimiesten roolia asenne-esimerkkinä, tiedon jakajana, dialogin ylläpitäjänä valmisteluun päin ja luottamuksen vahvistajana. Esimiehet vaikuttavat myös siihen, millaisena työnantajana uusi maakunta nähdään. 

Osallistu esimiesten maakuntaklubiin – laitamme linkit tulevista Skype-tilaisuuksista tänne. Juuri nyt ei ole sovittuja päivämääriä.

 

jokainen on viestijä 

Maakuntauudistuksen valmistelussa jokainen vastaa omalta osaltaan viestin vastaanottamisesta ja välittämisestä. Päävastuu on muutosjohtajalla, käytännön vastuu johtajilla, esimiehillä ja ammattiviestijöillä, jotka raportoivat väliaikaiselle valmistelutoimielimelle viestintää koskevista asioista. Henkilöstöllä on vastuu ottaa selvää itseään koskevista asioista.

Muutoksissa viestintä ja viestinnän kaksisuuntaisuutta korostava sana vuorovaikutus on ratkaisevaa luottamuksen rakentamisessa. Lisäksi muutostilanteissa korostuu viestintä johtamisen välineenä ja esimiesten rooli ilmapiirin rakentajana.

Etenkin esimiesten rooli viestijöinä tulee korostumaan muutosviestijöinä uudistuksen aikana. Esimiehiä, valmistelutoimielintä, vastuuvalmistelijoita ja muutosjohtajaa sparraavat viestinnän suunnittelija ja muut organisaatioiden viestinnän asiantuntijat. He huolehtivat samalla myös viestinnän kokonaiskuvasta ja sen yhtenäisyydestä.

Tehokkaan viestinnän kannalta on tärkeää, että esimiehet tietävät itse, mistä he saavat ajantasaista tietoa ja kuinka he jakavat tietoa ja keskustelevat siitä henkilöstön kanssa.

Muutosjohtaja ja viestijät tukevat esimiesten viestintävalmiuksia. Materiaalia muutosviestinnän tueksi tuotetaan yhdessä valmistelijoiden ja työryhmien kanssa.

Onko sinulla kysyttävää muutosviestinnästä?

Ota yhteyttä viestijöihimme.

 

Viestintävinkkejä muistin virkistämiseksi

Viestintätyöryhmä tukee valmistelijoita, valmistelutoimielintä ja esimiehiä sekä muita kiinnostuneita  muun muassa kootuilla viestintävinkeillä, erityisesti liittyen muutosviestintään. Moni vinkeistä voi kuulostaa itsestään selvyyksiltä, mutta koemme esimerkiksi kuuntelemisten tärkeyden esiinnostamisen aika ajoin tarpeelliseksi. Hyvää viestintää!

  1. Kuuntele.

Keskustele ja kuuntele, mitä tietoa kohderyhmäsi kaipaa sinulta.

  1. Muista kertoa missä mennään.

Sinulla on tietoa uudistuksesta, jaa pienetkin asiat henkilöstölle, tiimissäsi ja sidosryhmissä. 

  1. Kertaa perusviestejä.

Yleensä tiedon sisäistäminen vaatii useita toistoja.

  1. Henkilöstön informointi on ykkösasia.

Henkilöstön tulee kuulla asioista ensimmäisenä ja mielellään suoraan esimieheltä. Ei Lapin Kansasta.

  1. Mikä viestisi kohderyhmä?

Valmistellessasi tiedotetta, henkilöstötilaisuutta tai someviestiä, mieti mikä on viestisi pääkohderyhmä ja mitä tietoa he tarvitsevat.

  1. Mikä on viestisi tavoite?

Mitä haluat saada aikaan viestilläsi? Mitkä kolme asiaa yleisön pitäisi muistaa esityksesi jälkeen?

  1. Viesti oikea-aikaisesti.

Mahdollisuuksien mukaan ennakoi ja suunnittele viestintäsi aikataulu. Milloin kohderyhmän pitää tietää asiasta? Milloin asiasta voi kertoa? Kenen pitää tietää ensimmäisenä?

  1. Viesti monikanavaisesti.

Viestit erilaisissa kanavissa tavoittavat laajemman yleisön. Ihmiset seuraavat eri medioita, paikallislehdistä someen ja Lapin Kansasta radioon.

  1. Vaikeat ja huonot uutiset kannattaa kertoa itse.

Ei kannata odottaa, että joku muu huomaa asian ja nostaa esiin, jonka jälkeen sinä joudut selittelijän asemaan. Aina voi pyytää viestintäyksiköstä apua.

  1. Palastele viestisi ja tarjoile sopivissa annoksissa tietoa kuulijoillesi.

Maakuntauudistus on suuri kokonaisuus. Uusien asioiden sisäistäminen vie aikaa. Ei poroakaan syödä kerralla.

  1. Avoimuus tarkoittaa myös aktiivisuutta.

Vaikka tieto olisi todella avoimesti tarjolla, sen löytäminen vaatii aktiivista tiedon lähteelle ohjaamista.

  1. Kiinnostaisiko ottaa haltuun uusi some-kanava?

Kerro osaamisestasi ja organisaatiosi meiningistä! Aloita tutustuminen kanavaan tutustumalla ja kokeneempia seuraamalla. Miten käytetään #-merkkejä tai vastataan keskusteluihin? Ota oppia ja hyppää rohkeasti mukaan! Kysy lisäopastusta viestintäyksiköltä.

  1. Valmistaudu mediahaastatteluun.

Kysy ennakkoon tarkentavia kysymyksiä, kuten mihin juttu on tulossa ja minkälaisessa yhteydessä sinulta siihen toivotaan kommenttia. Mieti ennakolta ydinviestisi, kuuntele tarkkaan toimittajan kysymys, ota tarvittaessa aikaa vastaamiseen. Muista, että sinulla on oikeus tarkistaa omat suorat sitaattisi.

+ muutamia käytännön kirjoitusvinkkejä:

Älä HUUDA.

Pölkkykirjaimet tarkoittavat sähköposteissa ja somessa huutamista. Vältä niitä.

Musta on luotettavin ja lukijaystävällisin fontin väri.

Punainen on yleensä huomio- tai korjausväri. Sitä kannattaa käyttää harkiten.

Muista selkeä kieli.

Puhu kohderyhmän kieltä, älä sotea tai makua.

Esiintyminen / puhe:

  • Mieti puheellesi yksi selkeä tavoite
  • Puhu riittävän lyhyesti
  • Pyri puhumaan mahdollisimman vapaamuotoisesti (kalvot vain luomassa visuaalisuutta ja tukemassa viestiäsi)
  • Rytmitä esityksesi osiin ja kerro siitä (kuulija pysyy kärryillä)
    • kerro aluksi mistä aiot puhua, missä järjestyksessä ja koostatko esimerkiksi loppuun tärkeimmät vinkkisi/sanomasi ydinkohdat
  • Ole aito oma itsesi ja pyri herättämään kuulijassa tunne.

 

Jos sinulla ideoita vinkkien kehittämiseen, laita viestiä info(at)lapinmaakunta.fi, kiitos!